Mitä vittua?! Miksi yliopiston julkisiin asiakirjoihin on niin vaikea päästä käsiksi?
Tampereen yliopiston toimielimien toimintaan liittyviä asiakirjoja säilytetään Aarre-asianhallintajärjestelmässä. Asiakirjoja pääsee selaamaan vain yliopiston verkossa tai VPN-yhteydellä.
Teksti: Milo Kiviranta
Kuvitus: Jaakko Leinonen
Tampereen yliopisto säilyttää toimielintensä asiakirjoja, esimerkiksi kokouksien esityslistoja ja pöytäkirjoja, Aarre-asianhallintajärjestelmässä. Yliopisto on julkinen laitos, joten tällaisten asiakirjojen on oltava tarvittaessa luettavissa.
Asiakirjoja voi kuitenkin selata vain yliopiston verkossa tai sitä simuloivalla VPN-yhteydellä. Tämän lisäksi palvelu vaatii Tuni-kirjautumisen. Asianhallintajärjestelmään ei ole helposti löydettävää linkkiä yliopiston Intranetin opiskelijanäkymässä. Monet opiskelijat tai henkilökunnan jäsenet eivät edes tiedä järjestelmän olemassaolosta. Miksi julkiset asiakirjat on laitettu niin hankalaan piiloon?
Miksi yliopiston julkisiin asiakirjoihin on niin vaikea päästä käsiksi, yliopiston tiedonhallinnan erityisasiantuntija Jorma Viikki?
Asiakirjat ovat yliopistoyhteisön saatavilla Tuni-tunnusten takana. Julkiset asiakirjat ovat julkisia asiakirjoja, mutta niitä ei haluta pitää esillä yliopiston julkisella nettisivulla.
Miksi asiakirjoja pääsee lukemaan vain Tuni-verkossa tai Tuni-kirjautumisella?
Tällainen linjaus on tehty silloin, kun järjestelmä on hankittu. Se ei eroa siitä, miten asiakirjat ovat aikaisemmin olleet saatavilla. Mikäli Tuni-tunnuksia ei löydy, voi tarpeen tullen tehdä yliopistolle tietopyynnön.
Miksei Aarre-järjestelmään ole selkeää linkkiä esimerkiksi yliopiston Intrassa?
Asianhallintajärjestelmään löytyy oikopolkujen kautta linkki varsinaiselle käyttäjäkunnalle, eli henkilökunnalle. Tällainen rajaus on tehty, koska kyseessä on hallinnollinen järjestelmä.
Onko asiakirjojen löytämisestä haluttu tehdä yhtä hankalaa kuin oikean aarteen metsästyksestä?
No ei, ei niitä ole tarkoitus piilotella. Yliopiston intressien mukaista ei ole, että tietoja on mahdottoman hankala löytää. Linjaukset liittyvät siihen, että asiakirjoilla on erilaisia määritteitä. Osa niistä voi sisältää henkilötietoja tai olla esimerkiksi salaisia tai osittain salaisia. Siksi täytyy rajoittaa sitä, kuka pääsee asiakirjoihin suoraan käsiksi kunnioittaen sekä julkisuuslakia että tietosuojaa.